Regulamin korzystania z Systemu VolleySignup

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z systemu informatycznego VolleySignup (dalej: „System"), administrowanego przez Klub Sportowy Dragon Balls Kraków z siedzibą przy ul. Zabłocie 20-22, 30-701 Kraków (dalej: „Administrator" lub „Klub").
2. System służy do elektronicznego zarządzania zapisami na Aktywności organizowane przez Klub, w tym prowadzenia listy uczestników, listy rezerwowej, ewidencji płatności oraz komunikacji z Uczestnikami.
3. Korzystanie z Systemu jest możliwe wyłącznie po zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu uczestnictwa w aktywnościach KS Dragon Balls Kraków.
4. System dostępny jest pod adresem volleysignup.pl oraz za pośrednictwem bota na platformie Facebook Messenger.
5. System hostowany jest na serwerach zlokalizowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Unia Europejska), co zapewnia zgodność z Rozporządzeniem RODO.

§2 Definicje

• System — platforma internetowa VolleySignup dostępna pod adresem volleysignup.pl, wraz z botem Messenger.
• Administrator / Klub — Klub Sportowy Dragon Balls Kraków, właściciel i operator Systemu.
• Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca konto w Systemie.
• Konto — indywidualny profil Użytkownika w Systemie, chroniony hasłem.
• Trening — wydarzenie sportowe publikowane w Systemie, na które Użytkownicy mogą dokonywać zapisów.
• Zapis — rejestracja Użytkownika na Trening; może mieć status: Oczekujący, Zaakceptowany, Lista rezerwowa, Anulowany.
• Okienko zgłoszeń — wyznaczony przez Administratora przedział czasu, po zamknięciu którego System automatycznie przetwarza zgłoszenia zgodnie z regułami priorytetów.
• Lista rezerwowa — kolejka Użytkowników oczekujących na zwolnienie miejsca w Treningu.
• Saldo — różnica między naliczonymi opłatami a odnotowanymi wpłatami Użytkownika, widoczna w Systemie.
• Bot Messenger — chatbot dostępny przez platformę Facebook Messenger, umożliwiający zarządzanie zapisami i sprawdzanie salda.
• RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

§3 Rejestracja i konto

1. Rejestracja w Systemie jest możliwa dla osób, które ukończyły 16. rok życia. Osoby poniżej 18. roku życia powinny uzyskać zgodę opiekuna prawnego.
2. Rejestracja wymaga podania: imienia, nazwiska oraz aktywnego adresu e-mail, a następnie potwierdzenia adresu e-mail poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego.
3. Rejestracja i logowanie możliwe są również za pośrednictwem konta Google. W takim przypadku dane (imię, nazwisko, adres e-mail) pobierane są automatycznie z konta Google, a Użytkownik proszony jest o ustawienie hasła jako zapasowej metody logowania.
4. Każdy Użytkownik może posiadać wyłącznie jedno konto w Systemie. Tworzenie wielu kont jest zabronione.
5. Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych. Podanie danych nieprawdziwych lub danych osób trzecich jest niedopuszczalne.
6. Hasło do konta powinno być silne i nieudostępniane osobom trzecim. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania podjęte z jego konta.
7. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa konta Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie zmienić hasło i poinformować Administratora.
8. Administrator może tworzyć konta Użytkowników w imieniu Uczestników — w takim przypadku Użytkownik jest zobowiązany do zmiany hasła przy pierwszym logowaniu.

§4 Zasady korzystania z Systemu

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa.
2. Zabrania się:
   1. podejmowania prób nieautoryzowanego dostępu do zasobów Systemu lub kont innych Użytkowników;
   2. automatyzowania zapytań do Systemu (scraping, boty rejestrujące) bez zgody Administratora;
   3. używania Systemu do celów komercyjnych lub promocji podmiotów trzecich;
   4. udostępniania danych logowania osobom trzecim;
   5. podejmowania działań mogących zakłócić działanie Systemu.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do monitorowania aktywności w Systemie w zakresie niezbędnym do zapewnienia jego bezpieczeństwa i prawidłowego działania.

§5 Zapisy na Treningi i lista rezerwowa

1. Użytkownik może zapisać się wyłącznie siebie. Rejestrowanie innych osób jest niedopuszczalne.
2. Zapis jest skuteczny z chwilą potwierdzenia przez System. Użytkownik otrzymuje powiadomienie e-mail o statusie zapisu.
3. W przypadku, gdy liczba zgłoszeń przekroczy dostępną liczbę miejsc, Użytkownik zostaje automatycznie wpisany na Listę rezerwową i otrzymuje informację o swojej pozycji.
4. Gdy zwolni się miejsce, System kieruje do pierwszej osoby z Listy rezerwowej zapytanie o potwierdzenie chęci udziału (za pośrednictwem bota Messenger i/lub wiadomości e-mail) z określonym terminem na odpowiedź; brak odpowiedzi lub odmowa skutkuje przekazaniem propozycji kolejnej osobie. Szczegółowe zasady tej procedury określa Regulamin uczestnictwa.
5. Dla wybranych Treningów Administrator może wyznaczyć Okienko zgłoszeń — szczegółowe zasady określa Regulamin uczestnictwa.
6. Anulowania zapisu Użytkownik dokonuje samodzielnie w Systemie lub kontaktując się z Administratorem. Skutki finansowe anulacji w dniu Treningu reguluje Regulamin uczestnictwa.
7. Administrator zastrzega sobie prawo do modyfikacji statusu zapisu Użytkownika (w tym przeniesienia na inny poziom lub na Listę rezerwową) zgodnie z Regulaminem uczestnictwa.

§6 Płatności i rozliczenia

1. System prowadzi ewidencję wpłat i należności Użytkownika (dalej: „Saldo"). Saldo dostępne jest po zalogowaniu w sekcji „Rozliczenia".
2. Saldo jest wyłącznie rejestrem informacyjnym — wszelkie faktyczne płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek Klubu zgodnie z Regulaminem uczestnictwa.
3. Administrator ponosi odpowiedzialność za rzetelność wpisów w Saldzie. Użytkownik powinien niezwłocznie zgłaszać rozbieżności między Saldem a rzeczywistymi wpłatami.
4. System może generować automatyczne powiadomienia o naliczonych opłatach i odnotowanych wpłatach.
5. Administrator nie przetwarza płatności kartą ani BLIK przez System. System nie przechowuje danych kart płatniczych.

§7 Komunikacja

Powiadomienia e-mail

1. System wysyła powiadomienia e-mail dotyczące: statusu zapisów, zmian na liście rezerwowej, naliczeń i wpłat oraz komunikatów Administratora.
2. Powiadomienia e-mail wysyłane są z adresu volleysignup@dragonballs.pl. Użytkownik powinien dodać ten adres do listy zaufanych nadawców.
3. Administrator może otrzymywać kopię (BCC) wiadomości wysyłanych przez System w celach administracyjnych i archiwizacyjnych.
4. Użytkownik nie może wyłączyć powiadomień transakcyjnych (dotyczących statusu zapisów i rozliczeń), które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Systemu.

Bot Facebook Messenger

1. System oferuje opcjonalny interfejs bota na platformie Facebook Messenger, umożliwiający sprawdzanie treningów, zapisywanie się, wypisywanie się oraz sprawdzanie salda.
2. Korzystanie z bota Messenger wymaga jednorazowego powiązania konta w Systemie z profilem Facebook — poprzez wysłanie w wiadomości prywatnej wskazanego przez System jednorazowego kodu aktywacyjnego do strony systemu na Facebooku („Dragon Balls Kraków - VolleySignup - Zapisy na treningi").
3. Korzystanie z platformy Facebook podlega regulaminom i polityce prywatności Meta Platforms Ireland Limited. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za działanie lub niedostępność platformy Facebook.
4. Powiązanie z Facebookiem jest dobrowolne. Użytkownik może samodzielnie odłączyć powiązanie w Systemie; może ono zostać usunięte także przez Administratora na wniosek Użytkownika.
5. Dane przekazywane do bota Messenger ograniczone są do: identyfikatora PSID (przypisanego przez Facebook do danej strony), treści wiadomości w konwersacji oraz wynikowych danych zapisu/salda pobieranych z bazy Systemu.

§8 Ochrona danych osobowych (RODO)

Administrator danych

Zakres i cele przetwarzania

1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
   1. dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, zaszyfrowane hasło, data akceptacji Regulaminu;
   2. dane aktywności: historia zapisów na Treningi, statusy zapisów, daty;
   3. dane finansowe: ewidencja opłat i wpłat (wyłącznie informacyjna — brak danych kart płatniczych);
   4. dane integracji: identyfikator PSID Facebook (wyłącznie jeśli Użytkownik powiąże konto z Messengerem);
   5. dane techniczne: logi sesji, adres IP (przechowywane przez serwer wyłącznie dla potrzeb bezpieczeństwa).
2. Dane przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
   1. prowadzenie konta i obsługa zapisów — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   2. wysyłka powiadomień e-mail związanych z zapisami — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   3. ewidencja płatności — uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   4. przetwarzanie wizerunku (zdjęcia i filmy z Treningów) — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   5. integracja z Facebook Messenger — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Udostępnianie i przekazywanie danych

1. Dane Użytkownika nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.
2. W związku z obsługą Systemu dane mogą być przetwarzane przez następujących podwykonawców:
   1. dostawca hostingu — serwery zlokalizowane w Polsce (UE); przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia;
   2. Google LLC — w zakresie wysyłki poczty elektronicznej przez usługę Gmail (SMTP); Google przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy Data Processing Amendment; dane poczty przetwarzane są w ramach infrastruktury Google, objętej mechanizmami zgodnymi z RODO;
   3. Meta Platforms Ireland Limited — wyłącznie jeśli Użytkownik korzysta z bota Messenger; Meta działa jako odrębny administrator danych w zakresie swojej platformy.
3. Dane nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, z zastrzeżeniem ust. 2 lit. b powyżej, gdzie Google stosuje standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Okres przechowywania

1. Dane konta przechowywane są do momentu usunięcia konta przez Użytkownika lub Administratora. Po usunięciu konta dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikatory Google/Facebook) są nieodwracalnie anonimizowane, a historia zapisów i rozliczeń zachowywana jest w formie zanonimizowanej zgodnie z ust. 2 poniżej.
2. Dane dotyczące rozliczeń mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego (do 5 lat po zakończeniu roku rozliczeniowego).
3. Dane logów technicznych przechowywane są w formie jawnej przez 90 dni, a następnie archiwizowane.

Prawa Użytkownika

1. Użytkownikowi przysługują następujące prawa w odniesieniu do jego danych osobowych:
   1. prawo dostępu (art. 15 RODO) — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych i kopii danych;
   2. prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych;
   3. prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym", gdy dane nie są już niezbędne lub cofnięto zgodę;
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy;
   6. prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora;
   7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.
2. Wnioski dotyczące praw Użytkownika należy kierować na adres: info@dragonballs.pl. Administrator odpowie w terminie 30 dni.
3. Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Bezpieczeństwo danych

1. Hasła Użytkowników przechowywane są wyłącznie w formie jednokierunkowego skrótu kryptograficznego (bcrypt) — Administrator nie ma dostępu do haseł w formie jawnej.
2. Połączenie z Systemem zabezpieczone jest protokołem HTTPS/TLS.
3. Dane nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§9 Odpowiedzialność i dostępność Systemu

1. Administrator dołoży należytej staranności, aby System działał nieprzerwanie i był dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z:
   1. prac konserwacyjnych i aktualizacji;
   2. awarii infrastruktury sieciowej lub serwerowej niezależnej od Administratora;
   3. działania siły wyższej.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki korzystania z Systemu niezgodnie z niniejszym Regulaminem.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do modyfikacji funkcjonalności Systemu.
4. Odpowiedzialność Administratora wobec Użytkownika z tytułu korzystania z Systemu ograniczona jest do szkód wynikłych z winy umyślnej Administratora.

§10 Zawieszenie i usunięcie konta

1. Administrator może zawiesić lub usunąć konto Użytkownika w przypadku:
   1. naruszenia niniejszego Regulaminu lub Regulaminu uczestnictwa;
   2. podejrzenia nieuprawnionego dostępu lub fraudu;
   3. decyzji o wykluczeniu z Klubu zgodnie z Regulaminem uczestnictwa.
2. Użytkownik może samodzielnie usunąć konto, kontaktując się z Administratorem pod adresem info@dragonballs.pl.
3. Usunięcie konta powoduje usunięcie danych identyfikacyjnych, z zachowaniem danych niezbędnych do celów rozliczeniowych przez okres wymagany przepisami prawa.
4. W przypadku zawieszenia konta Użytkownik informowany jest drogą e-mail o przyczynie i przewidywanym czasie zawieszenia.

§11 Kontakt i reklamacje

1. Wszelkie pytania, uwagi i reklamacje dotyczące Systemu należy kierować na adres e-mail: info@dragonballs.pl.
2. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od ich otrzymania. Administrator poinformuje Użytkownika o sposobie rozpatrzenia reklamacji drogą e-mail.
3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych Użytkownik może skontaktować się pod tym samym adresem e-mail lub bezpośrednio z Prezesem UODO.

§12 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 września 2026 r.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Użytkownicy będą informowani o zmianach z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem Systemu lub poczty e-mail. Dalsze korzystanie z Systemu po upływie tego terminu oznacza akceptację zmian.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).
4. Wszelkie spory wynikające z korzystania z Systemu rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Administratora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o właściwości sądu dla konsumentów.
5. Regulamin dostępny jest w Systemie VolleySignup i na stronie www.dragonballs.pl.
6. Jeśli którekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
7. Wersja anglojęzyczna niniejszego Regulaminu, o ile zostanie udostępniona, ma charakter wyłącznie pomocniczy. W przypadku jakichkolwiek niejednoznaczności, rozbieżności lub błędów w tłumaczeniu wiążąca jest wersja polska.