Regulamin uczestnictwa w aktywnościach
organizowanych przez sekcję siatkówki Klubu Sportowego Dragon Balls Kraków

Wersja2.0
Data obowiązywania01.09.2026
ZastępujeRegulamin z dnia 23.02.2026
Wersja językowa:

§1 Definicje

  • Dragon Balls Kraków / Klub — Klub Sportowy Dragon Balls Kraków zarejestrowany w Urzędzie Miasta Krakowa, działający jako stowarzyszenie, posiadający własny statut oraz organy: Walne Zebranie Członków, Zarząd i Komisję Rewizyjną.
  • System VolleySignup — internetowa platforma zapisów dostępna pod adresem volleysignup.pl, za pośrednictwem której Uczestnicy rejestrują się na Aktywności i zarządzają swoimi zapisami.
  • Grupa Dragon Balls — grupa na portalu Facebook (facebook.com/groups/188873613316017), służąca jako uzupełniający kanał komunikacji Klubu z Uczestnikami.
  • Administratorzy — osoby zarządzające Systemem VolleySignup oraz Grupą Dragon Balls; administratorami są członkowie Zarządu lub osoby przez niego wskazane.
  • Uczestnik — każda osoba posiadająca aktywne konto w Systemie VolleySignup, która bierze udział w Aktywnościach organizowanych przez Klub.
  • Aktywność — wydarzenie organizowane przez Organizatorów, w tym Treningi, obozy sportowe i spotkania integracyjne.
  • Trening — Aktywność w postaci treningów siatkówki, publikowana w Systemie VolleySignup.
  • Organizatorzy — Zarząd KS Dragon Balls Kraków lub osoby przez Zarząd wskazane.
  • Lista kwalifikacyjna — lista osób grających w siatkówkę przypisanych do danego poziomu: B, B-, C. O przypisaniu do poziomu decydują osoby trenerskie współpracujące z Klubem.
  • Lista rezerwowa — lista Uczestników, których zgłoszenie na Trening przekroczyło dostępną liczbę miejsc.
  • Okienko zgłoszeń — wyznaczony przez Organizatora okres, w którym zgłoszenia na Trening trafiają do kolejki oczekujących (status „Oczekujące"). Po jego zamknięciu System automatycznie przetwarza zgłoszenia zgodnie z zasadami priorytetów.

§2 Zasady ogólne

  1. Aktywności są organizowane przez Organizatora.
  2. W Aktywnościach może uczestniczyć każda osoba, która:
    1. ukończyła 16. rok życia;
    2. zarejestrowała się i posiada aktywne konto w Systemie VolleySignup;
    3. dokonała rejestracji na daną Aktywność za pośrednictwem Systemu VolleySignup; Uczestnik może zgłosić wyłącznie siebie;
    4. zaakceptowała niniejszy Regulamin.
  3. Udział w Aktywnościach jest dobrowolny.
  4. Uczestnik bierze udział w Aktywnościach na własne ryzyko i jest zobowiązany uwzględnić swój stan zdrowia oraz sprawność fizyczną. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne kontuzje oraz negatywne następstwa dla zdrowia Uczestnika wynikające z uczestnictwa w Aktywnościach.
  5. Informacje o Aktywnościach — w szczególności termin, lokalizacja, poziom gry, liczba miejsc i ewentualna opłata — publikowane są w Systemie VolleySignup. Dodatkowe ogłoszenia mogą być publikowane w Grupie Dragon Balls.
  6. Uczestnik, który nie przestrzega niniejszego Regulaminu lub prezentuje zachowania sprzeczne z wartościami Dragon Balls Kraków i statutem Stowarzyszenia, może zostać zawieszony w korzystaniu z Systemu VolleySignup i otrzymać zakaz uczestniczenia we wszystkich Aktywnościach. Decyzję o zawieszeniu (czasowym — od 30 do 90 dni, lub stałym) podejmuje Organizator na podstawie głosowania Zarządu. Decyzja przekazywana jest zainteresowanemu drogą elektroniczną na adres e-mail podany w Systemie VolleySignup.
  7. Sytuacja opisana w pkt. 6 może być poprzedzona upomnieniem ustnym lub pisemnym.
  8. Od decyzji opisanej w pkt. 6 nie przysługuje odwołanie.

§3 Zasady dotyczące Treningów

§3.1 Pierwszeństwo uczestnictwa

O dopuszczeniu do udziału w Treningu decyduje priorytet Uczestnika w Systemie VolleySignup, zgodnie z poniższą kolejnością:

PriorytetKtoWarunek
1 (najwyższy)Koordynatorzy / ZarządAktywna rola koordynatora lub administratora w Systemie VolleySignup
2Skład turniejowyPotwierdzony udział jako członek składu drużyny KS Dragon Balls Kraków na nadchodzący spar lub turniej — zasada obowiązuje od 30 dni przed rozpoczęciem rywalizacji
3Gracze zweryfikowaniPoziom zatwierdzony przez osoby trenerskie i odnotowany w Systemie VolleySignup (lista kwalifikacyjna)
4 (najniższy)Nowi / niezweryfikowaniBrak weryfikacji poziomu; zapis możliwy z ograniczeniem opisanym w § „Zasada nowych graczy"
Przy takiej samej grupie priorytetu o kolejności decyduje czas złożenia zgłoszenia w Systemie VolleySignup (sygnatura czasowa).

§3.2 Zasada nowych graczy

  1. Uczestnik biorący udział w Treningu po raz pierwszy przydzielany jest do poziomu C, o ile sam nie zadeklaruje wyższego poziomu popartego grą w turniejach lub rozgrywkach. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji takiej deklaracji.
  2. Gdy liczba zgłoszonych Uczestników na dany poziom gry przekracza dostępną liczbę miejsc, spośród osób z grupy priorytetu 4 do Treningu może zostać zakwalifikowanych maksymalnie 2 nowych/niezweryfikowanych graczy. Pozostałe osoby z tej grupy trafiają na Listę rezerwową, niezależnie od czasu zgłoszenia.

§3.3 Okienko zgłoszeń i lista rezerwowa

  1. Dla wybranych Treningów Organizatorzy mogą wyznaczyć Okienko zgłoszeń. W czasie jego trwania zgłoszenia mają status „Oczekujące". Po zamknięciu Okienka System VolleySignup automatycznie przetwarza zgłoszenia zgodnie z zasadami priorytetów, nadając statusy „Zaakceptowany" lub „Lista rezerwowa".
  2. Po zakończeniu przetwarzania Uczestnicy otrzymują powiadomienie e-mail z informacją o przyznanym statusie.
  3. Gdy zwolni się miejsce w Treningu (np. wskutek anulacji zgłoszenia), System kieruje do pierwszej osoby z Listy rezerwowej, zgodnie z kolejnością priorytetów, zapytanie o potwierdzenie chęci udziału — za pośrednictwem bota Messenger i/lub wiadomości e-mail.
  4. Na udzielenie odpowiedzi Uczestnik ma standardowo do 3 godzin; jeżeli do rozpoczęcia Treningu pozostało mniej czasu, termin ten ulega odpowiedniemu skróceniu, nigdy jednak nie krócej niż kilka minut — zapytanie o potwierdzenie jest wysyłane zawsze, niezależnie od tego, ile czasu zostało do rozpoczęcia Treningu. Wyjątkiem są osoby zgłoszone przez Administratora, nieposiadające możliwości otrzymania takiego zapytania — te zostają zakwalifikowane automatycznie, bez konieczności potwierdzenia.
  5. Potwierdzenie chęci udziału skutkuje zakwalifikowaniem Uczestnika do Treningu. Odmowa skutkuje wykreśleniem z Listy rezerwowej i przekazaniem propozycji udziału kolejnej osobie. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie skutkuje przesunięciem Uczestnika na koniec Listy rezerwowej i przekazaniem propozycji udziału kolejnej osobie.
  6. Jeżeli Uczestnik trzykrotnie z rzędu nie odpowie na propozycję udziału, System wstrzymuje kierowanie do niego kolejnych propozycji, a sprawę do dalszego rozpatrzenia przejmuje Administrator.
  7. Kolejność na Liście rezerwowej ustalana jest zgodnie z zasadami priorytetów opisanymi powyżej.

§3.4 Poziomy gry

  1. Uczestnik zobowiązany jest do zgłaszania się na Trening przypisany do jego poziomu zgodnie z listą kwalifikacyjną (B, B-, C).
  2. Pierwszeństwo na danym poziomie mają Uczestnicy zakwalifikowani przez osoby trenerskie do tego poziomu. Organizatorzy mogą lokować graczy z niższego poziomu na wyższym, gdy pozwala na to dostępność miejsc, przy czym liczba takich przeniesień nie może przekroczyć 2 osób w danym Treningu.
  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji i zmiany przypisania Uczestnika do poziomu.

§3.5 Anulacja i nieobecność

  1. Anulacji zapisu dokonuje się za pośrednictwem Systemu VolleySignup lub przez zgłoszenie jednemu z Administratorów.
  2. Uczestnik zakwalifikowany do Treningu, który anuluje udział w dniu Treningu (po zamknięciu listy), jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za Trening. Administrator odnotowuje takie obciążenie w Systemie VolleySignup (opłata za spóźnione odwołanie). Dopóki obciążenie nie zostanie rozliczone, możliwość zapisywania się na kolejne Treningi może być ograniczona.
  3. Uczestnik, który zapisał się na Trening i nie pojawił się bez wcześniejszego poinformowania Administratora, jest zobowiązany do uregulowania należności za Trening. Administrator może ograniczyć dostęp Uczestnika do Systemu VolleySignup do momentu uregulowania zaległości.
  4. Wielokrotne anulacje (częściej niż dwukrotnie z rzędu lub częściej niż dwukrotnie w miesiącu) mogą skutkować czasowym zawieszeniem konta w Systemie VolleySignup na okres do 30 dni.

§3.6 Opłaty i płatności

  1. Opłata za Trening ustalana jest przez podzielenie kosztów Treningu (m.in. wynajem hali) przez liczbę Uczestników zakwalifikowanych do udziału. Osoby na Liście rezerwowej nie ponoszą kosztów.
  2. Aktualne saldo Uczestnika dostępne jest w Systemie VolleySignup w sekcji „Rozliczenia".
  3. Płatności prosimy wpłacać na konto bankowe Klubu:
    74 1090 2590 0000 0001 5419 2678
    w tytule przelewu: Darowizna na treningi - {imię nazwisko} - {miesiąc i rok}
  4. Płatności za dany miesiąc należy uiścić do 10. dnia miesiąca następnego.
  5. W przypadku nadwyżki środków, zebrane fundusze przekazywane są na działalność statutową KS Dragon Balls Kraków.

§3.7 Regulamin obiektu i bezpieczeństwo

  1. Każdy Uczestnik Treningu zobowiązany jest do zapoznania się z regulaminem wewnętrznym obiektu sportowego i jego przestrzegania.
  2. Wszelkie uszkodzenia sprzętu lub obiektu należy niezwłocznie zgłaszać Organizatorom.

§3.8 Wizerunek i materiały z Treningów

  1. Akceptując niniejszy Regulamin, Uczestnik wyraża zgodę na fotografowanie i nagrywanie jego wizerunku podczas Aktywności oraz na wykorzystanie tych materiałów w celach promocyjnych i informacyjnych Klubu na portalu Instagram, Facebook oraz stronie www.dragonballs.pl.
  2. Uczestnik może wycofać tę zgodę, wysyłając wiadomość e-mail na adres info@dragonballs.pl ze wskazaniem materiałów, których dotyczy wniosek. Organizatorzy ustosunkują się do wniosku w ciągu 7 dni.

§4 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Klub Sportowy Dragon Balls Kraków z siedzibą przy ul. Zabłocie 20-22, 30-701 Kraków. Kontakt: info@dragonballs.pl.
  2. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizowania Aktywności, informowania o nich i ich promowania, a także w celu realizacji zapisów przez System VolleySignup. Podstawę prawną stanowi zgoda Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz — w zakresie wykonania umowy uczestnictwa — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  3. Zakres przetwarzanych danych obejmuje: imię, nazwisko, adres e-mail, historię Aktywności oraz — dobrowolnie — identyfikator konta Facebook (w celu korzystania z bota Messenger). W szczególnych przypadkach Administratorzy mogą poprosić o podanie numeru telefonu lub innych danych niezbędnych do organizacji danej Aktywności.
  4. Dane Uczestników mogą być widoczne dla innych Uczestników w zakresie niezbędnym do organizacji Treningów. Fotografie i materiały wideo mogą być udostępniane na Instagram, Facebook i stronie www.dragonballs.pl.
  5. System VolleySignup hostowany jest na serwerach zlokalizowanych w Polsce (Unia Europejska). Dane nie są przekazywane do państw trzecich poza EOG.
  6. Dane przechowywane są do czasu usunięcia konta w Systemie VolleySignup lub do ustania przynależności do Klubu, a wizerunek — do czasu ustania użyteczności materiałów.
  7. Każdemu Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem). Wnioski należy kierować na adres info@dragonballs.pl.
  8. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uczestniczenia w Aktywnościach organizowanych przez Klub.
  10. Dane nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§5 Postanowienia końcowe

  1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2026 r. i zastępuje Regulamin z dnia 23 lutego 2026 r.
  2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Uczestnicy będą informowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem Systemu VolleySignup i/lub Grupy Dragon Balls.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o stowarzyszeniach.
  4. Aktualny Regulamin dostępny jest w Systemie VolleySignup oraz na stronie www.dragonballs.pl.
  5. Niniejszy Regulamin dostępny jest w wersji polskiej i angielskiej. W przypadku jakichkolwiek niejednoznaczności, rozbieżności lub błędów w tłumaczeniu wersji angielskiej, wiążąca jest wersja polska.
This is an unofficial English translation provided for informational purposes. The Polish version is the legally binding document.

§1 Definitions

  • Dragon Balls Kraków / the Club — Dragon Balls Kraków Sports Club, registered with the Kraków City Office, operating as an association with its own statute, General Assembly, Management Board, and Audit Committee.
  • VolleySignup System — the online registration platform available at volleysignup.pl through which Participants register for Activities and manage their sign-ups.
  • Dragon Balls Group — the Facebook group (facebook.com/groups/188873613316017), used as a supplementary communication channel.
  • Administrators — persons managing the VolleySignup System and the Dragon Balls Group; administrators are Management Board members or persons designated by the Board.
  • Participant — any person holding an active account in the VolleySignup System who takes part in Activities organised by the Club.
  • Activity — any event organised by the Organisers, including Trainings, sports camps, and social events.
  • Training — a volleyball training Activity published in the VolleySignup System.
  • Organisers — the Management Board of KS Dragon Balls Kraków or persons designated by the Board.
  • Qualification List — the list of players assigned to a skill level: B, B-, C, as determined by the Club's coaches.
  • Reserve List / Waitlist — the list of Participants whose registration exceeded the available capacity of a Training.
  • Registration Window — a designated period during which registrations are queued as "Pending." After the window closes, the System automatically processes registrations according to priority rules.

§2 General Rules

  1. Activities are organised by the Organisers.
  2. Any person meeting the following criteria may participate in Activities:
    1. is at least 16 years old;
    2. holds an active account in the VolleySignup System;
    3. has registered for the given Activity via the VolleySignup System; a Participant may register themselves only;
    4. has accepted these Regulations.
  3. Participation in Activities is voluntary.
  4. Participants take part in Activities at their own risk and must consider their health and physical condition. The Organisers bear no liability for injuries or adverse health consequences resulting from participation.
  5. Information about Activities — including date, location, skill level, capacity, and fees — is published in the VolleySignup System. Additional announcements may appear in the Dragon Balls Group.
  6. A Participant who violates these Regulations or acts contrary to the Club's values may be suspended from the VolleySignup System and banned from all Activities. The decision (temporary ban of 30–90 days or permanent ban) is made by the Organisers by a vote of the Management Board and communicated to the person concerned by e-mail.
  7. The situation described in point 6 may be preceded by a verbal or written warning.
  8. The Organisers' decision described in point 6 is final and not subject to appeal.

§3 Training Rules

§3.1 Participation Priority

Access to a Training session is determined by the Participant's priority tier in the VolleySignup System, in the following order:

PriorityWhoCondition
1 (highest)Coordinators / BoardActive coordinator or admin role in the VolleySignup System
2Tournament SquadConfirmed member of the KS Dragon Balls Kraków team for an upcoming match or tournament — applies from 30 days before the event
3Verified PlayersSkill level verified by the Club's coaches and recorded in the VolleySignup System (Qualification List)
4 (lowest)New / UnverifiedNo level verification; registration is subject to the "new player limit" rule
Within the same priority group, the registration timestamp in the VolleySignup System determines the order.

§3.2 New Player Rule

  1. A Participant attending Training for the first time is assigned to level C, unless they declare prior experience at a higher level (e.g. regular tournament play). The Organisers reserve the right to verify such declarations.
  2. When registrations exceed available capacity, a maximum of 2 new/unverified players (priority tier 4) may be admitted to a Training session. Remaining unverified players are placed on the Waitlist regardless of registration time.

§3.3 Registration Window and Waitlist

  1. For selected Trainings, the Organisers may designate a Registration Window. During this period, registrations receive a "Pending" status. Once the window closes, the VolleySignup System automatically assigns "Confirmed" or "Waitlist" statuses according to the priority rules.
  2. After processing, each Participant receives an e-mail notification with their assigned status.
  3. When a confirmed spot becomes available (e.g. due to a cancellation), the System sends the first person on the Waitlist, in priority order, a request to confirm their intent to attend — via the Messenger bot and/or e-mail.
  4. The Participant typically has up to 3 hours to respond; this window is shortened if less time remains before the Training starts, though never to less than a few minutes — a confirmation request is always sent, regardless of how little time remains before the Training starts. The exception is persons registered by an Administrator who cannot be reached with such a request — these are confirmed automatically, without needing to respond.
  5. Confirming results in the Participant being admitted to the Training. Declining removes the Participant from the Waitlist and passes the offer to the next person. Failing to respond within the deadline moves the Participant to the back of the Waitlist and passes the offer to the next person.
  6. If a Participant fails to respond to three consecutive offers, the System stops sending them further offers and refers the matter to the Administrators for manual handling.
  7. Waitlist order is determined by the priority rules described above.

§3.4 Skill Levels

  1. Participants must register for the Training level matching their Qualification List assignment (B, B-, C).
  2. Players qualified to a level take precedence. The Organisers may place players from a lower level into a higher-level Training if spots are available, but no more than 2 such placements per Training.
  3. The Organisers reserve the right to verify and modify a Participant's assigned level.

§3.5 Cancellation and Absence

  1. Cancellations must be submitted via the VolleySignup System or communicated directly to an Administrator.
  2. A Participant who cancels on the day of the Training (after the list is finalised) is required to pay the Training fee. This charge is recorded in the VolleySignup System. Until the charge is settled, access to future Trainings may be restricted.
  3. A Participant who fails to attend without notifying an Administrator is required to pay the Training fee. The Administrator may restrict System access until the outstanding balance is settled.
  4. Repeated cancellations (more than twice consecutively or more than twice per month) may result in a temporary account suspension of up to 30 days.

§3.6 Fees and Payments

  1. The Training fee is calculated by dividing the total Training costs (e.g. hall rental) equally among all confirmed Participants. Waitlisted Participants are not charged.
  2. The Participant's current balance is available in the VolleySignup System under "Payments."
  3. Payments should be made to the Club's bank account:
    74 1090 2590 0000 0001 5419 2678
    Transfer title: Darowizna na treningi - {imię nazwisko} - {miesiąc i rok}
  4. Payments for a given month are due by the 10th day of the following month.
  5. Any surplus funds are allocated to the Club's statutory activities.

§3.7 Venue Rules and Safety

  1. Every Training Participant is required to familiarise themselves with, and comply with, the internal regulations of the sports venue.
  2. Any damage to equipment or to the venue must be reported to the Organisers immediately.

§3.8 Image and Training Materials

  1. By accepting these Regulations, the Participant consents to photographs and video recordings being taken during Activities and used for promotional purposes on Instagram, Facebook, and www.dragonballs.pl.
  2. Consent may be withdrawn by e-mailing info@dragonballs.pl with details of the relevant materials. The Organisers will respond within 7 days.

§4 Personal Data Processing

  1. The controller of personal data is Dragon Balls Kraków Sports Club, ul. Zabłocie 20-22, 30-701 Kraków. Contact: info@dragonballs.pl.
  2. Personal data is processed for the purpose of organising Activities, communicating about them, and operating the VolleySignup System. The legal basis is the Participant's consent (Art. 6(1)(a) GDPR) and, where applicable, performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
  3. Data processed includes: first name, last name, e-mail address, Activity history, and — optionally — a Facebook account identifier for the Messenger bot. In special cases, additional data may be requested.
  4. The VolleySignup System is hosted on servers located in Poland (European Union). No data is transferred outside the EEA.
  5. Data is retained until the account is deleted or Club membership ends; image data is retained until its utility ceases.
  6. Participants have the right to access, rectify, erase, restrict processing, and port their data, as well as the right to withdraw consent at any time. Requests should be sent to info@dragonballs.pl.
  7. Participants may lodge a complaint with the President of the Polish Personal Data Protection Office (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw.
  8. Providing personal data is voluntary but necessary to participate in Club Activities.
  9. Data is not subject to profiling or automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR.

§5 Final Provisions

  1. These Regulations take effect on 1 September 2026 and supersede the Regulations of 23 February 2026.
  2. The Organisers reserve the right to amend these Regulations. Participants will be notified at least 14 days in advance via the VolleySignup System and/or the Dragon Balls Group.
  3. Matters not covered by these Regulations are governed by Polish law, in particular the Civil Code and the Law on Associations.
  4. The current Regulations are available in the VolleySignup System and at www.dragonballs.pl.
  5. These Regulations are available in Polish and English. In the event of any ambiguity, discrepancy, or translation error in the English version, the Polish version shall be binding.